Organiser un séjour étudiant, que ce soit un WEI, WED, WES,  surf  ou city trip, implique une bonne gestion administrative. Un dossier d’inscription clair et bien structuré est essentiel pour faciliter la logistique, assurer la sécurité des participants et éviter les galères de dernière minute. Voici les étapes pour créer un dossier d’inscription complet et efficace.

1. Rassembler les informations essentielles pour ton séjour étudiant 📋

Avant même de créer ton dossier, définis les infos indispensables :

• ✅ Identité du participant : Nom, prénom, date de naissance, photo d’identité.
• ✅ Coordonnées : Téléphone, email, adresse postale.
• ✅ Informations médicales : Allergies, traitements en cours, contre-indications médicales.
• ✅ Personne à contacter en cas d’urgence : Nom, lien avec le participant, numéro de téléphone.
• ✅ Règlement intérieur du séjour : Comportement, respect des consignes, sanctions en cas de non-respect.

Un formulaire en ligne peut être une bonne option pour collecter ces infos rapidement !

2. Mettre en place une autorisation et un règlement sécurisé pour ton séjour étudiant 📝

• 🔹 Autorisation parentale (si mineur) : Pour les séjours impliquant des étudiants mineurs, une autorisation des parents ou responsables légaux est obligatoire.
• 🔹 Engagement du participant : Un document où chaque étudiant reconnaît avoir pris connaissance des règles du séjour et s’engage à les respecter.
• 🔹 Droit à l’image : Autorisation de diffusion des photos et vidéos prises pendant l’événement.

3. Gérer la partie financière 💰

Le paiement est un point clé. Voici comment l’intégrer dans le dossier :
💳 Tarif et modalités de paiement : Indique clairement le coût total, les échéances et les moyens de paiement acceptés.
📅 Date limite d’inscription : Fixe une deadline pour éviter les inscriptions de dernière minute.
📜 Conditions d’annulation : Mentionne les frais éventuels en cas d’annulation du séjour.

🧾Chèque de caution : Demande à chaque participant une caution de 100€ qui sera rendue après le séjour, elle servira à vous assurer une garantie financière si des cautions doivent être facturées 

Astuce : une plateforme en ligne comme HelloAsso ou Lydia peut simplifier la collecte des paiements !

4. Vérifier les assurances et documents légaux 🔍

Un bon dossier d’inscription doit inclure :

• ✅ Attestation de responsabilité civile du participant.
• ✅ Carte européenne d’assurance maladie (si séjour à l’étranger).
• ✅ Copie de la pièce d’identité ou du passeport selon la destination.

Chez La Noche Voyages, nous intégrons toutes ces formalités pour assurer un séjour sans tracas à ton BDE.

5. Digitaliser et faciliter la gestion du dossier 📲

L’idéal ? Passer au dossier d’inscription dématérialisé ! Un Google Form ou une plateforme dédiée permet de :

• Centraliser toutes les infos.
• Éviter les erreurs de saisie.
• Gagner du temps dans le suivi des inscriptions.

Bonus : Un groupe WhatsApp ou Discord peut aussi être utile pour communiquer facilement avec les inscrits avant le départ.

Prêt à organiser un séjour étudiant sans prise de tête ? 🎒

Avec La Noche Voyages, on te simplifie la vie avec un accompagnement complet : de la gestion des inscriptions à l’organisation terrain. Contacte-nous pour une solution clé en main adaptée à ton BDE !